Sponsoring-Anfrage: Der erste Schritt Ihrer Sponsoren-Akquise
Tipps für den erfolgreichen Erstkontakt
Bevor Sie ein aufwändiges, individuelles Anschreiben samt Sponsoringkonzept an Unternehmen verschicken, lohnt sich häufig eine Sponsoring-Anfrage. Durch den ersten telefonischen oder auch schriftlichen Kontakt können Sie rasch feststellen, ob ein Unternehmen überhaupt für Sie und Ihren Verein als Sponsor infrage kommt.
Sponsoring-Anfrage: Braucht’s das?
Eine erste telefonische oder schriftliche Sponsoring Anfrage ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Statt sofort Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen zu verschicken, können Sie mit einer ersten Anfrage klären, ob bei einem Unternehmen überhaupt Interesse an Sponsoring besteht.
Mit einer Sponsoren-Anfrage sichern Sie sich zudem einen Wettbewerbsvorteil: Viele Unternehmen werden von unaufgefordert zugesandten Sponsoringunterlagen regelrecht überschwemmt. Wenn Sie zuvor bereits mit dem Unternehmen in Kontakt standen, wird man sich an Sie erinnern und Ihre Bewerbung möglicherweise bevorzugt behandeln. In einem Erstgespräch können Sie außerdem den passenden Ansprechpartner ermitteln und wichtige Informationen erhalten, nach welchen Kriterien das Unternehmen Vereine oder Sportler für eine Förderung auswählt.
Vor dem Erstkontakt: Stellen Sie sich diese Fragen
Um bei der Sponsoren-Akquise möglichst gute Aussichten auf Erfolg zu haben, legen Sie sich am besten eine Strategie zurecht. Dabei helfen Ihnen die folgenden Fragen.
Ein Unternehmen nach dem anderen oder alle zeitgleich kontaktieren?
Statt per Gießkannenprinzip wahllos E-Mails mit einheitlichem Text zu versenden, sollten Sie lieber wenige aber passende Unternehmen gezielt für Ihre Anfrage auswählen. Sie dürfen aber ruhig mehrere potenzielle Sponsoren im gleichen Zeitraum kontaktieren. Die Autoren Stefan Walzel und Manfred Schubert raten in ihrem Buch Sportsponsoring. Grundlagen, Konzeption und Wirkungen dazu, „in einer ersten Welle mehrere Unternehmen in begrenzter Zahl (zwischen fünf und zehn)“ (Walzel, Schubert 2018, S. 185) zu kontaktieren. So vermeiden Sie, dass sich die Sponsoren-Akquise unendlich in die Länge zieht.
Welche Unternehmen kommen als Sponsoren infrage?
Nicht jede Firma eignet sich als Sponsor für Sie beziehungsweise Ihren Sportverein. Suchen Sie also zunächst Unternehmen aus, mit denen Sie etwas gemeinsam haben:
- Verkauft das Unternehmen zum Beispiel Produkte, die mit Ihrer Sportart in Zusammenhang stehen oder die von Sportlern oder Zuschauern benutzt werden? Ein Beispiel: Ein Energieriegel-Hersteller wäre ein geeigneter Sponsor für ein Marathon-Team.
- Sportteams mit kleinem Einzugsgebiet finden meist in lokalen oder regionalen Unternehmen den richtigen Sponsoringpartner. Ein Beispiel: Das örtliche Autohaus sponsort das Oberliga-Fußballteam.
- Haben Ihr Verein und das Unternehmen eine ähnliche Philosophie oder ähnliche Wertvorstellungen? Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das viel für die Ausbildung seiner Azubis tut und sich in der Jugendförderung engagiert, unterstützt ein Nachwuchs-Radsportteam.
Wer ist der passende Ansprechpartner im Unternehmen?
Wenn möglich, ermitteln Sie vor der ersten Kontaktaufnahme, welcher Mitarbeiter für Sponsoring-Anfragen zuständig ist. Oft hilft ein Blick auf die Website der Firma. Falls dort kein passender Kontakt genannt wird, ist meist die Marketingabteilung eine geeignete Anlaufstelle.
So gehen Sie bei Ihrer Sponsoring-Anfrage vor
Wie stellt man eine Sponsoring-Anfrage bei einer Firma? Hier lesen Sie, wie Sie bei Ihrer ersten Kontaktaufnahme vorgehen.
Form des Erstkontakts: Telefon oder E-Mail?
Nicht jeder telefoniert gerne – bei der Sponsoring-Akquise ist ein kurzes Telefonat aber zu empfehlen. Je nachdem, ob Sie Warm- oder Kaltakquise betreiben, fällt die Kontaktaufnahme eher informell oder eher förmlich aus:
- Warmakquise: Besteht bereits ein persönliches Verhältnis zum potenziellen Sponsor, können Sie diesen persönlich und informell kontaktieren.
- Kaltakquise: Haben Sie noch keinen Kontakt zum Unternehmen, kontaktieren Sie dieses auf formalem Wege, in einem Telefonat oder schriftlich per Brief oder E-Mail. Der Griff zum Telefonhörer ist aber zu empfehlen – eine E-Mail erreicht möglicherweise nicht den passenden Ansprechpartner oder geht unter.
Ziele Ihrer Sponsoren-Anfrage
Finden Sie zunächst, wenn möglich, heraus, wer im Unternehmen der passende Kontakt für Ihre Sponsoring-Anfrage ist. So können Sie den Entscheider oder die Entscheiderin direkt kontaktieren. Falls Sie den Sponsoring-Verantwortlichen selbst nicht erreichen, versuchen Sie die relevanten Informationen von der Assistenz zu erhalten.
Ziel Ihrer Anfrage sollte sein, herauszufinden,
- ob beim Unternehmen ein grundsätzliches Interesse an einer Sponsoringpartnerschaft mit Ihnen beziehungsweise Ihrem Sportverein besteht.
- wer der passende Adressat für Ihre Sponsoringunterlagen ist (Name, Telefondurchwahl, E-Mail-Adresse).
- nach welchen Kriterien das Unternehmen über eine Sponsoringbewerbung entscheidet.
Inhalt der Anfrage
Beim Erstkontakt mit dem Sponsor sollten Sie sich kurzfassen, aber dem Gesprächspartner überzeugend vermitteln, warum Sie beziehungsweise Ihr Team für ein Sponsoring infrage kommen.
So können Sie bei Ihrem Telefonat vorgehen:
- Erklären Sie, was der Grund der Kontaktaufnahme ist.
- Stellen Sie sich und Ihr Anliegen kurz vor: wer soll in welchem Rahmen gesponsert werden (Einzelsportler oder Verein, finanzielle Unterstützung oder Bereitstellung von Ausrüstung).
- Legen Sie kurz dar, welche Vorteile eine Sponsoringpartnerschaft dem Unternehmen bietet. Dabei zeigen Sie im Idealfall, dass Sie sich bereits speziell mit dieser Firma auseinandergesetzt und konkrete Ideen für die Zusammenarbeit haben.
- Bitten Sie darum, dem Ansprechpartner Ihr Sponsoringkonzept zusenden zu dürfen.
Sponsoring-Anfrage erfolgreich? So geht es weiter
Wenn Ihr Kontakt Interesse gezeigt hat, geht es jetzt daran, Ihre Sponsoringunterlagen zusammenzustellen und zeitnah zu versenden. Die Informationen aus Ihrem Erstkontakt helfen Ihnen dabei, ein zielgerichtetes und auf den möglichen Sponsor individuell zugeschnittenes Konzept zu erstellen. Wichtig ist außerdem das Anschreiben, das Sie mit Ihren Unterlagen versenden.
Tipp: Bereiten Sie Ihre Sponsoringunterlagen bereits vor, sodass Sie nach der Anfrage nur noch einzelne Bausteine anpassen oder ergänzen müssen. Denn nach dem Erstkontakt sollten Sie nicht zu lange warten, bis Sie Ihre Unterlagen an interessierte Unternehmen versenden, damit die Erinnerung an Ihren Anruf noch frisch ist.
Lesen Sie dazu die folgenden Beiträge in unserem Sponsoring-Ratgeber:
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Sponsorensuche!
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