Pressearbeit für Vereine
Wie Pressearbeit im Sportverein funktioniert und wie Sie mit der Presse richtig umgehen
Die Pressearbeit ist ein wichtiger Teilbereich der Öffentlichkeitsarbeit und unterstützt den guten Ruf und die Bekanntheit Ihres Vereins. Wir erklären Ihnen, wie Sie erfolgreich Pressearbeit in Ihrem Verein etablieren und welche Aufgaben anfallen.
- Was genau ist Pressearbeit?
- Die Aufgaben der Pressearbeit im Sportverein
- Wie baue ich einen Presseverteiler auf?
- Welche Themen sind für die Presse interessant?
- Wie verhalte ich mich bei schlechter Presse über den Verein?
- Wie gebe ich als Vertreter eines Sportvereins Informationen an die Presse weiter?
- Die Presse zu Veranstaltungen einladen
- Schöne Vereinsfotos
Was genau ist Pressearbeit?
Die Pressearbeit im Verein ist ein wichtiger Teilbereich der Öffentlichkeitsarbeit. Sie unterstützt die Bekanntheit Ihres Vereins und ermöglicht es Ihnen, einen guten Ruf aufzubauen oder zu erhalten.
Warum ist Pressearbeit für Vereine wichtig?
Durch die Pressearbeit geben Sie interessante und informative Neuigkeiten Ihres Vereins an die Presse weiter, um die breite Öffentlichkeit zu informieren. Ein großer Pluspunkt der Pressearbeit ist, dass die Pressemeldungen Ihres Vereins durch Redakteure geprüft und beurteilt werden. Dadurch werden sie glaubwürdiger eingeschätzt und die Pressemeldungen erlangen mehr Vertrauen bei den Lesern oder Hörern.
Wer ist für die Pressearbeit im Verein verantwortlich?
Früher war der sogenannte Pressewart für die Pressearbeit im Verein verantwortlich, heute ist es in der Regel der Referent für Öffentlichkeitsarbeit. Er übernimmt neben der Pressearbeit auch die PR oder das Vereinsmarketing.
Der Referent für Öffentlichkeitsarbeit ist in erster Linie ein fairer und verlässlicher Ansprechpartner für die Redakteure. Es fallen aber auch viele weitere Aufgaben in seinen Zuständigkeitsbereich.
Die Aufgaben der Pressearbeit im Sportverein
Je nach Größe des Vereins ist die Pressearbeit ausreichend für ein oder mehrere Vollzeitarbeitskräfte. Aber keine Sorge, auch als kleiner Verein ist eine gute Pressearbeit mit wenig Aufwand machbar.
Die Hauptaufgabe des Referenten für Öffentlichkeitsarbeit ist es, die Presse über aktuelle Termine und Neuigkeiten zu informieren.
Zu den weiteren Aufgaben gehören:
- Aufbau und Pflege von Presseverteilern
- Verfassen einer Pressemappe
- Verfassen von Pressemitteilungen, Presseeinladungen und eventuell von redaktionellen Inhalten für Vereinspublikationen
- Bereitstellung von Bildmaterial
- Einholen und Aufbereitung von Informationen über den Verein
- Dokumentation und Auswertung von Publikationen über den Verein (Medienanalyse)
- Pflege des Vereinsarchivs
- Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit
- Ansprechpartner für Medienvertreter
- Redaktionelle Begleitung von Veranstaltungen (Sportevents, Turniere oder Presseveranstaltungen)
- Moderation von Pressekonferenzen und Pressegesprächen
- Konzeption und Durchführung von Presseevents
- Informieren des Vorstands über die geleistete Pressearbeit und Publikationen
Wie baue ich einen Presseverteiler auf?
Bevor Sie mit der Pressearbeit für Ihren Verein beginnen können, müssen Sie Kontakt zu Redakteuren aufbauen.
# Schritt 1: Themen festlegen
Überlegen Sie sich, welche Themen die Öffentlichkeit interessant findet. Sind es ausschließlich Termine oder interessieren sich die Menschen auch für Interviews mit Sportlern oder Hintergrundinformationen über die Sportart?
# Schritt 2: Relevante Medien suchen
Sobald Sie die Themen kennen, sollten Sie relevante Medien recherchieren, die über Ihre Themen berichten und die Ihre Zielgruppe erreichen. Werfen Sie nicht nur einen Blick auf regionale Zeitungen, auch regionale Radiosender, TV-Sender oder Sportzeitschriften können interessant sein.
# Schritt 3: Journalisten der Medien ausfindig machen
Welche Journalisten haben in den von Ihnen festgelegten Medien bereits über Ihre Themen berichtet? Können Sie das herausfinden, haben Sie die ersten Kontakte für Ihren Presseverteiler.
# Schritt 4: Pressemitteilung verschicken
Verfassen Sie Ihre erste Pressemitteilung und schicken Sie diese an die Journalisten. Haben Sie keinen Journalisten gefunden, können Sie die Mitteilung auch an die Redaktion oder Sender schicken.
# Schritt 5: Dran bleiben & nachfragen
Erhalten Sie nach einer Woche keine Antwort, können Sie anrufen und nachfragen, ob Ihre Pressemitteilung angekommen ist und wer der richtige Ansprechpartner ist. So knüpfen Sie die ersten persönlichen Kontakte. Und seien Sie nicht enttäuscht, wenn nicht jede Redaktion Interesse an Ihren Themen hat. Das gehört dazu und Sie werden mit der Zeit die passenden Medien für eine Zusammenarbeit finden.
Wichtig: Bauen Sie immer einen persönlichen Kontakt zu den Pressevertretern auf und beschränken Sie sich nicht auf Mailkontakt. So behält der Redakteur Sie und Ihren Verein besser im Gedächtnis und kontaktiert Sie, wenn er auf der Suche nach einem neuen Thema ist oder der Ansprechpartner in der Redaktion wechselt.
Welche Themen sind für die Presse interessant?
Grundlegend kommen alle Themen in Frage, die für die Öffentlichkeit interessant sind. Das hängt natürlich immer vom jeweiligen Medium und Ihrer Zielgruppe ab.
Interessante Themen können zum Beispiel sein:
- Wichtige Neuigkeiten über Ihren Verein (z. B. neue Spieler oder eine neue Sporthalle)
- Aktuelle Termine
- Stand aktueller Projekte (die neue Sporthalle ist voraussichtlich im September fertig)
- Standpunkt zu bestimmten Diskussionen oder Themen
- Spielberichte
- Hilfreiche Infos, z. B. Sporttipps für den Alltag
Wichtig: Wenden Sie sich wirklich nur mit interessanten Themen an die Presse und langweiligen Sie die Redakteure nicht mit belanglosen Informationen.
Tipp: Pressearbeit als Unterstützung beim Sponsoring
Ein großer Pluspunkt für die Sponsorensuche ist, wenn Sie sie hin und wieder Sponsoren in Ihren Pressemitteilungen erwähnen. Denn Unternehmen erhalten nur sehr schwer einen Platz in der redaktionellen Berichterstattung. Vermeiden Sie aber auf jeden Fall plumpe Werbemeldungen, sonst verärgern Sie den Journalisten und verlieren womöglich einen wertvollen Kontakt.
Wie verhalte ich mich bei schlechter Presse über den Verein?
Auch die passende Reaktion auf schlechte Presse gehört zur Pressearbeit von Vereinen. Medien agieren unabhängig und im Interesse ihrer Leser. Wird einmal schlecht über Ihren Verein berichtet, sollten Sie die Fassung bewahren und Verständnis für den Journalisten haben.
Lesen Sie zuerst die Mitteilung aufmerksam durch und versuchen Sie die Kritik zu verstehen. Hat der Journalist recht oder liegt ein Missverständnis vor? In beiden Fällen haben Sie folgende Möglichkeiten zu reagieren:
Klärendes Gespräch
Handelt es sich tatsächlich um ein Missverständnis, sollten Sie den Journalisten anrufen. Klären Sie mit ihm die Fakten und bitten Sie ihn um die Richtigstellung.
Hat der Journalist recht mit seiner Kritik, sollten Sie schnellstmöglich eine Lösung mit dem Vereins-Vorstand finden. Ist das gelungen, können Sie sich mit der Lösung in einer Pressemitteilung an den Journalisten wenden. Wenn er Ihnen gut gesinnt ist, wird er einen neuen Bericht verfassen.
Tipp: Aus diesem Grund ist es wichtig, sich auch als Verein aktiv um die Pressearbeit zu kümmern. Wenn Sie bereits mit dem Journalisten in Kontakt sind, haben Sie bessere Chancen, dass er Ihre Gegendarstellung veröffentlicht oder Fehler korrigiert.
Verfassen Sie einen Leserbrief oder eine Image-Anzeige
Ist der Journalist nicht dazu bereit, über Ihren Lösungsvorschlag zu berichten oder einen Fehler richtigzustellen, können Sie mit einem Leserbrief oder einer Image-Anzeige Stellung nehmen.
Verfassen Sie beides aber nur dann, wenn Sie eine Problemlösung haben oder es sich tatsächlich um ein Missverständnis handelt. Formulieren Sie die Mitteilung kurz, prägnant und sachlich. Verschicken sollten Sie sie am besten noch am selben Tag.
Zur Image-Anzeige können Sie greifen, wenn Ihr Leserbrief zum Beispiel nicht veröffentlicht wird. Die Image-Anzeige können Sie wie eine ganz normale Werbeanzeige buchen.
Die Gegendarstellung als Notlösung
Wird eine Privatperson durch den Beitrag angegriffen oder der Ruf Ihres Vereins stark geschädigt, erlaubt Ihnen das Presserecht eine Gegendarstellung. Das Recht gilt aber nur für Tatsachenbehauptungen, nicht bei Kommentaren oder Meinungsäußerungen. Seien Sie sich bewusst, dass eine Gegendarstellung die Beziehung zwischen Ihnen und der Redaktion vermutlich auf lange Zeit beschädigt. Bei einer Gegendarstellung gibt es einiges zu beachten und klare rechtliche Regeln, an die sie sich halten sollten.
Wie gebe ich als Vertreter eines Sportvereins Informationen an die Presse weiter?
Journalisten erwarten von Ihnen in der Regel eine vorformulierte Pressemitteilung. Das bedeutet, Sie schreiben den Artikel bereits so gut es geht selbst, um dem Redakteur Arbeit zu ersparen.
In der Pressemitteilung sollte enthalten sein:
Die Pressemitteilung verschicken Sie dann per Mail an Ihren Kontakt. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Presse zu Veranstaltungen einzuladen.
Die Presse zu Veranstaltungen einladen
Auf Veranstaltungen können Journalisten Ihren Verein hautnah miterleben und selbst entscheiden, welche Highlights und Informationen für ihre Zielgruppe am relevantesten ist.
Damit die Journalisten problemlos arbeiten können, sich wohlfühlen und leicht an benötigtes Material kommen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Empfangen Sie die Journalisten persönlich und betreuen Sie sie über den Tag hinweg.
- Richten Sie eine Lounge ein, in der die Journalisten Verpflegung erhalten und arbeiten können (WLAN und Strom muss verfügbar sein).
- Händigen Sie eine Pressemappe mit allen wichtigen Informationen aus.
- Vereinbaren Sie Interviewtermine mit interessanten Persönlichkeiten Ihres Vereins.
- Vereinbaren Sie Termine für Gruppenfotos und ermöglichen Sie den Journalisten Zugang zu geeigneten Fotospots.
Schöne Vereinsfotos
Entscheiden Sie sich für eine Pressemitteilung mit Foto, ist nicht nur eine hohe Bildqualität wichtig. Achten Sie auch darauf, dass die Trikots Ihrer Spieler einen Widererkennungswert haben und die Leser sofort erkennen, dass es sich um Sportler Ihres Vereins handelt. Sind Sie auf der Suche nach neuen Trikots, können Sie mit unserem 3D-Konfiguratur die Trikots ganz nach Ihren Wünschen gestalten.
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Bildnachweis: Titelbild: FatCamera/iStock, Bild 1: Eva-Katalin/iStock, Bild 2: alvarez/iStock, Bild 3: MangoStar_Studio/iStock, Bild 4: FatCamera/iStock.